Recette du télétravail pour les TPE, à la sauce Grands Comptes
By: VincentRecette du télétravail pour les TPE, à la sauce Grands Comptes
Comment sortir votre TPE des contraintes du télétravail pour en faire une force ! 
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Sommaire
- 1. Les Digital Workplace sont la 1ere clé de la réussite du télétravail dans les Grands Comptes Page
- 2. La Sécurité : la 2nd clé indispensable Page
- 3. La 3ème clé de cette recette pour les TPE : La gestion de l’IT Page
- 4. Un support utilisateur technique efficient, la 4ème et dernière clé Page
- 5. Conclusion Page
Pourquoi cet article :
La productivité est un facteur essentiel au bien être des collaborateurs. Leur garantir un environnement de travail performant et adapté à tous les modes (mobilité, télétravail) est impératif.
Si les grandes entreprises semblent bien s’accommoder du télétravail, la réalité des TPE recouvre une difficulté à accéder simplement aux solutions pour le mettre en œuvre.
Ce que vous trouverez dans cet article :
Les clés des Grands Comptes pour l’organisation et la rentabilité du télétravail, adaptées aux besoins des TPE :
Ce que vous n’y trouverez pas :
Comment homogénéiser le télétravail entre vos collaborateurs selon la nature de leur métier. Pour cela, il n’y a pas de recette, discutez, partagez votre vision et expliquez vos choix à vos collaborateurs.
Pourquoi s’inspirer des grandes entreprises ?
Tout simplement car elles ont compris que ce sont les solutions dites « collaboratives » qui rendent le télétravail intéressant pour le collaborateur et l’entreprise. Ces solutions, à l’instar de Microsoft 365 (M365) ou Google Workspace, sont appelées des Digital Workplace (DWp).
Elles rendent, notamment, facilement accessibles les données de l’entreprise en dehors de son système d’information pour que chacun puisse travailler d’où il souhaite.
Découvrez comment ces avantages pourraient être aussi ceux de votre TPE.
1. Les Digital Workplace sont la 1ere clé de la réussite du télétravail dans les Grands Comptes
1.1. Définition :
Les Digital Workplaces (DWp) sont des suites logicielles offrant des fonctionnalités inédites aux utilisateurs dans le but d’assurer un maximum de productivité aux salariés. Elles intègrent nativement plusieurs outils (traitement de texte, tableur, présentations, notes, sauvegarde, archivage pour ne citer qu’eux) et permettent de se connecter facilement à d’autres pour les faire interagir. Ces DWp sont à la base du travail dit « collaboratif ».
Voici quelques exemples pour illustrer le « collaboratif » :
1.2. Que contiennent les DWp ?
Dans les DWp, on retrouve plusieurs catégories d’outils :
Ces DWp disposent également de boutiques d’applications spécifiquement conçues pour s’intégrer dans leur environnement, à l’image des App Store et Google Play.
Ces solutions sont indispensables aux grandes entreprises pour faire collaborer des équipes distantes. Elles permettent à chacun de travailler dans des lieux différents mais de manière collaborative, en ayant accès aux mêmes données. Leur succès est dû aux Directeurs des Systèmes d’Information (DSI) dont le rôle est de trouver des solutions pour maximiser la productivité des équipes.
Derrière le mot collaboratif d’autres outils sont souvent invoqués. Il s’agit d’outils utilisés dans le cadre de réunions participatives (brainstorming) comme les tableaux blancs digitaux.
Ces outils ne sont pas nécessaires dans cette recette mais vous pouvez vous référer à notre article sur le sujet, si vous êtes intéressés : ici.
1.3. Pourquoi mettre en place une DwP :
Au sein des TPE, on ne trouve pas de DSI.
Le système d’information n’est pas construit selon les standards. Généralement, les outils s’empilent et ne sont pas bien intégrés entre eux. Cela entraîne des opérations inutiles, comme d’enregistrer un même document à plusieurs endroits. Ou encore, de compiler, à la main, des données de plusieurs sources dans un tableur Excel.
À la longue, cela crée de la frustration pour les salariés qui ne se sentent pas efficaces. Ne se voyant pas proposer de solutions et de surcroît travaillant dans une petite organisation où les priorités vont bon train, certains développent un sentiment d’abandon et de fatalité.
Cette situation impacte donc fortement la productivité de vos collaborateurs qui ne se lèvent plus le matin avec le même enthousiasme qu’au début. Et même si on observe de plus en plus de DWp comme Microsoft 365 et Google Workspace s’installer dans les TPE, on entend toujours les mêmes difficultés pour faire fonctionner ces outils et garantir la sécurité des données.
Afin de garantir l’efficacité de ces plateformes, indispensables à la réussite du télétravail et du mode collaboratif, la migration est une étape déterminante.
Faites-vous accompagner par un spécialiste pour garantir l’adoption totale des collaborateurs.
1.4. La DWp de Microsoft : M365
iakaa recommande la suite Microsoft 365 car elle est la plus aboutie et intègre des fonctionnalités de sécurité avancées. Celles-ci sont indispensables pour garantir l’intégrité des données dans le cadre du télétravail : vous contrôlez qui accède à vos données, où elles sont stockées et comment elles sont exploitées (modification ou lecture simple, partage restreint…) !
2. La Sécurité : la 2ème clé indispensable
2.1. La Cybersécurité
La cybersécurité n’assure pas la pérennité de l’entreprise mais sans cybersécurité, pas de pérennité possible. Depuis 10 ans, la menace cyber s’est considérablement développée.
Avec une bonne cybersécurité, vos salariés ont confiance et ne développent pas de sentiment de vulnérabilité quant à la sécurité de leur emploi.
« Environ 60% des entreprises qui subissent une attaque cyber ferment sous 12 mois » Selon l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’information).
La cybersécurité est donc une autre clé essentielle pour la réussite du télétravail et du travail collaboratif. Dans les grands comptes, on trouve des Responsables de la Sécurité du Système d’Information (RSSI). Comment opérer la sécurité en l’absence d’une telle compétence ?
Nous on a bien une idée … 📞...
Quatre points sont essentiels pour assurer une cybersécurité optimale :
- Sécuriser la Digital Workplace (DWp)
- Sécuriser le poste de travail et le réseau
- Sauvegarder vos données et établir un Plan de Reprise d’Activité (PRA)
- Surveiller, traiter les alertes de sécurité et remédier en cas de besoin (SOC)
Rappelez-vous toujours qu’une seule faille peut compromettre la totalité du dispositif de sécurité. Selon vos spécificités, il convient d’effectuer une étude approfondie afin d’identifier d’autres solutions nécessaires.
2.2. Sécuriser la DWp et le poste de travail
En optant pour la DWp, et les données hébergées dans le Cloud, vous faites le choix de sortir la donnée de l’entreprise. Pour garantir sa sécurité :
ÇA TOMBE BIEN
Microsoft fournit les solutions de sécurité spécifiquement conçues pour protéger leurs logiciels :
PAS TROP VITE
Déployer ces solutions nécessite des compétences techniques que seuls des prestataires certifiés comme iakaa maitrisent.
COMMENÇONS PAR LE POSTE
La solution Microsoft Defender for Business répond aux exigences croissantes de protection contre les virus et les intrusions.
Defender for business, un nouvel antivirus ?
Non ! Il s’agit d’un EDR (Endpoint Detection & Response). A la différence d’un antivirus classique qui identifie les signatures connues de virus pour les bloquer, l’EDR surveille un ensemble de signaux comportementaux, faibles et forts afin d’identifier de possibles attaques (inconnues des antivirus). Il existe de nombreux autres EDR mais la licence Business Premium de M365 inclut directement cette solution.
POURSUIVONS AVEC LA DWp
Avec la mise dans le Cloud de vos données et applications, contrôler leur fiabilité et qui y accède est un enjeu critique. Microsoft Defender for 365 permet de s’assurer que l’ensemble des liens et pièces jointes qui transitent entre vos applications (en particulier la messagerie) soient fiables. Nous définissons aussi un ensemble de règles visant à déterminer la sensibilité de chaque donnée. Ainsi, nous y appliquons des restrictions d’accès, de partage et de modification selon le profil de l’utilisateur.
POUR TERMINER
Dernier point, si vous avez interconnecté des postes en réseau et/ou disposez d’un serveur, d’autres solutions de type firewall sont nécessaires. La protection du réseau reste un incontournable, validez que ce sujet est bien traité pour être exhaustif sur la sécurité de votre IT.’
2.3. Sauvegarder vos données et établir un Plan de Reprise d’Activité (PRA)
Même avec toutes ces solutions, le risque 0 n’existe pas. La menace évolue en permanence. Si une attaque vient à trouver sa cible, la sauvegarde de vos données est la seule façon d’assurer un redémarrage rapide de votre activité.
4 paramètres, que tout prestataire doit respecter, pour la mise en place d’une sauvegarde :
Pour garantir la réussite du PRA, qui complète la sauvegarde, un ensemble de process sont à déterminer en fonction de la situation :
C’est normal de ne pas penser à tout quand ce n’est pas votre métier ! Ne faites pas confiance aux boules de cristal, prenez votre destin en main et appelez-nous !
…📞… ALLO HOUSTON ?
2.4. Surveiller, traiter les alertes de sécurité et remédier en cas de besoin
Mettre des verrous aux accès à votre maison et installer une alarme n’est pas suffisant si vous n’êtes pas relié à une équipe de télésurveillance capable d’intervenir en cas de besoin.
Et d’adapter son approche en fonction de la menace qui est évolutive.
En cybersécurité, l’équipe de surveillance s’appelle le Security Operation Center (SOC).
2.5. Conclusion
La Digital Workplace et le poste sont des espaces à protéger pour garantir la productivité de vos collaborateurs. La criticité de ce sujet impose une implication forte du dirigeant d’une TPE ainsi qu’un contrôle rigoureux.
Les solutions technologiques évoluent à mesure que les menaces sont de plus en plus complexes et sophistiquées. Cependant, la surveillance d’une équipe d’experts est obligatoire pour intercepter et réagir rapidement en cas d’attaque.
Avec les DWp, le poste de travail est devenu une commodité. Il doit néanmoins être sécurisé et répondre à des exigences de puissance et de qualité pour accueillir les solutions collaboratives.
3. La 3ème clé de cette recette pour les TPE : La gestion de l’IT
3.1. Gestion du parc informatique Grands Comptes vs TPE
Dans une grande entreprise, le parc matériel informatique est harmonisé pour simplifier le MCO (Maintien en Condition Opérationnelle). Également pour des raisons économiques (achats par lots). Et surtout, les postes sont renouvelés tous les 3 à 5 ans pour éviter les pannes qui se multiplient et conserver une productivité optimale.
Pour y arriver, elles disposent d’une plateforme intégrée de gestion de parc qui alerte notamment sur la durée de vie et fin de garantie.
Dans une TPE, on retrouve rarement ce schéma. Il est courant de voir de grands écarts d’âge et de puissance entre les postes. Au sein d’une petite équipe, les collaborateurs ont tendance à donner leur avis sur la forme, le poids, la puissance et le design de leur poste.
Si le dirigeant n’impose pas une méthode et des standards, l’efficience de son organisation est affectée :
- • Coûts du MCO plus important
- • Frustration des utilisateurs
- • Perte de productivité
La gestion d’un parc informatique ne se limite pas au simple matériel. Il est aussi composé de logiciels. Ceux-ci doivent évidemment fonctionner avec toute la fluidité requise pour une productivité optimale et la bonne santé mentale des salariés ! 😁
3.2. Illustrations de gestion de parc
Prenons quelques situations pour illustrer le rôle du parc informatique dans le bien-être des collaborateurs et leur productivité :
Situation #1 : la visio-conférence
La visio-conférence permet de faire des réunions (internes et externes) à distance. Pour que son usage fasse partie du quotidien, le critère principal est la qualité de l’appel. Un poste de travail moins puissant et pas correctement mis à jour génère des latences, des interférences, des ralentissements, des coupures.
Faut-il déjà pouvoir y rentrer !!
Situation #2 : la bureautique
La solution DWp choisie doit être efficace, mais aussi très simple à maitriser pour les utilisateurs. Nos experts préconisent M365 parce que les outils bureautiques de Microsoft sont les plus répandus. Il s’agit de logiciels simples d’accès (Excel, Teams, Powerpoint… ) que vos utilisateurs connaissent déjà à titre personnel ou professionnel.
On attend toujours le Microsoft Français 😬
Situation #3 : l’intervention technique
Si un technicien prend la main pour résoudre un incident et qu’il est entravé par des ralentissements ou des arrêts intempestifs, personne ne sera satisfait…
Si vous voulez éviter les bruits de souffles exaspérés, les râles sourds et les « j’en ai marre », pensez à la gestion de parc !
3.3. La plateforme de gestion de parc
iakaa vous propose du matériel adapté à vos usages et les logiciels les plus propices à la productivité de vos équipes. Ce n’est pas tout, vous bénéficiez d’une plateforme intelligente (belle et drôle ? 🥸), pour une gestion de parc automatisée et efficiente. Le NowBoard est LA plateforme la plus adaptée aux besoins des TPE :
- • Inventaire du matériel
- • Inventaire des logiciels
- • Alertes sur les fins de garantie et de durée de vie
- • Alertes sur les mises à jour nécessaires
Ces fonctionnalités (réservées aux managers) sont complétées par des fonctionnalités d’échanges avec votre service technique externe. Notamment pour déclarer un incident. Son utilisation intuitive au sein d’une interface épurée garantie son adoption. Elle s’intègre même dans votre DWp !
4. Un support utilisateur technique efficient, la 4ème et dernière clé.
Nous y sommes ! (Le meilleur pour la fin, parole de technicien 😅)
Le service support c’est LA clé ultime du bien-être et de la productivité de vos salariés.
4.1. Le support… Comment l‘organiser ?
Le support est un sujet sérieux pour vous ? Pour nous aussi et d’ailleurs, notre leitmotiv a longtemps été d’apporter un service de qualité Grands Comptes aux TPE.
En effet, les grands comptes disposent d’une équipe technique et une plateforme de gestion des tickets incidents. Ils se concentrent sur l’expérience utilisateur (UX) pour offrir une réponse et une solution à chaque utilisateur dans les meilleurs délais.
À l’inverse, les TPE n’ont pas de compétences pour traiter les incidents et les demandes de service.
Merci ? Vous le savez déjà… oui pardon 😈
Deux possibilités s’offrent à vous :
- Mobiliser un collaborateur pour devenir le “référent” informatique
- Faire appel à un prestataire externe
Dans la grande majorité des cas, ces solutions ne permettent pas la réalisation d’un support technique efficient.
- On vous raconte l’histoire de Jean de la compta, commis d’office au poste de responsable IT dans sa TPE ? Aujourd’hui, Jean est toujours en réa…
- Le prestataire externe, le local qui joue la proximité et vous propose un prix défiant toute concurrence ! Vous pensiez avoir trouvé le bon rapport qualité prix mais c’est lui qui a trouvé le bon rapport client / effort…
Plutôt que de nous étaler sur ce sujet, on vous renvoie à notre guide du bon prestataire : ici.
Peu importe le type de prestataire que vous choisirez, gardez toujours à l’esprit que l’informatique et votre SI sont des sujets stratégiques !
Oui, en effet… il y a différents types de prestataires ! 🤯
Les principaux avec d’un côté les mainteneurs et de l’autre les infogérants :
- • Un mainteneur informatique intervient en mode réactif et curatif pour remettre en fonctionnement un système informatique en panne. Il ne vous conseille pas et ne cherche pas à optimiser l’IT.
- • Un infogérant prend la responsabilité du bon fonctionnement de l’informatique. En amont, il va conseiller des solutions et choix techniques, qu’il va monitorer et surveiller. Il vous accompagne dans votre évolution et notamment vers la transformation digitale.
Pour des raisons budgétaires, le choix des TPE se porte généralement sur le premier mais c’est une erreur ! L’évolution des technologies et des méthodes de travail impose désormais d’être conseillé et suivi.
“L’informatique n’est plus un moyen technique, c’est un enjeu stratégique !”
Euh vous êtes sûr qu’on l’a déjà dit ?
Pour en savoir plus sur le bon choix pour votre TPE, consultez notre “Guide du bon prestataire”.
20 ans qu’on est là, on a le droit de radoter non ?
4.2. La recette de iakaa :
Oubliez la tambouille, c’est ICI que iakaa se démarque de tous les acteurs de l’informatique. Notre solution packagée, conçue pour les TPE, s’appuie sur une expertise de l’infogérance et du support utilisateur. Et elle est taillée pour rentrer dans le budget de votre TPE !
Vous pouvez la tester à tout moment, c’est sans engagement !
Nous avons industrialisé les moyens de réalisation d’un support 5 étoiles grâce à notre expérience de plus de 20 ans et une connaissance profonde du quotidien des TPE.
Cette industrialisation est possible grâce à une alliance inédite :
- Une plateforme boostée à l’Intelligence Artificielle (NowBoard)
- La maitrise des process et l’automatisation (certification ISO9001)
- Des techniciens bien formés, disponibles et capables de conseiller (école digitale interne)
Plateforme intelligente NowBoard
En plus de la gestion de parc, elle permet à chaque collaborateur, selon son profil (standard ou manager) de :
La vraie révolution que nous apportons c’est l’intelligence artificielle à travers notre agent virtuel (ou ChatBot) NIA®.
En plus de proposer une expérience utilisateur simple et intuitive, elle nous permet de résoudre davantage d’incidents du premier coup en contextualisant la demande selon votre environnement technique.
En bonus, elle s’intègre directement dans TEAMS pour que vous n’ayez pas à sortir de votre DWp.
Process et automatisation
99% de respect des SLA (Service Level Agreement = engagements de temps de prise en charge et résolution), c’est notre promesse !
Cela est possible car notre service client est certifié ISO9001 ce qui garantit un contrôle permanent et l’amélioration continue de nos services.
L’ensemble des process de gestion des incidents et demandes de services sont ainsi automatisés et combinés avec NIA® pour une efficacité redoutable.
NIA® est notamment capable de vous fournir une procédure de résolution adaptée à votre environnement technique, presque instantanément, pour résoudre votre panne ou incident. Plus besoin d’attendre l’intervention d’un technicien !
Formation et techniciens augmentés
Industrialiser des process nous permet de vous proposer une solution économique. Cependant, c’est aussi une histoire d’Hommes et de Femmes. Les process ne remplacent pas les compétences.
Tous nos techniciens suivent des programmes de formation certifiants au sein de notre école digitale (NowSchool). Ils sont également assistés par NIA® (décidemment…) qui leur fournit des procédures de niveau expert et documente leurs activités pour enrichir nos bases et vous proposer un service toujours plus efficient !
Résultat : plus de 95 % des incidents signalés au support sont résolus à distance. Pour les 5% restants, nos techniciens interviennent sur site depuis l’agence de proximité
5. Conclusion
Il existe une somme des réalités dans les TPE qui entravent le bien être des collaborateurs.
Les grands comptes parviennent à implémenter des solutions pertinentes, grâce à des équipes internes ou externes qui fournissent et maitrisent ces solutions, et leur gestion au quotidien.
Pourtant, en TPE aussi on peut chanter les louanges des outils collaboratifs, travailler à sa digitalisation en toute sécurité, et faire de son informatique un vecteur de croissance.
Pour cela :
- Sélectionnez avec beaucoup de soin l’environnement de travail collaboratif pour permettre à vos collaborateurs de travailler dans de bonnes conditions où qu’ils se trouvent.
- Pensez à bien sécuriser vos données et les postes de travail afin de garantir la pérennité des emplois et de votre business. Faites appel à un SOC (Security Operation Center) pour garder un coup d’avance et surtout bloquer les menaces et remédier en cas de besoin.
- Assurez-vous également que le matériel que vous utilisez réponde bien aux enjeux technologiques et métiers qui sont les vôtres. Une plateforme de gestion est indispensable pour avoir une vision claire de votre parc informatique et prévoir les renouvellements.
- Pour finir, faites-vous accompagner par un prestataire qui a l’expérience et l’organisation requises pour délivrer un service de 5 ETOILES.
Il suffit d’être bien accompagné : iakaa demander
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